Guide: Traditionelle Controlling- und Steuerungsmethoden im Check

Volatilität

Die Geschwindigkeit und das Ausmaß von Veränderungen haben zugenommen. Markttrends ändern sich rasch, Technologien entwickeln sich in rasantem Tempo weiter, und Kundenbedürfnisse können sich von einem Tag auf den anderen ändern. Unternehmen stehen so vor der Herausforderung, flexibel und reaktionsschnell zu sein.

Beispielsweise kann ein Konsumgüterunternehmen plötzlich mit einem Anstieg der Nachfrage nach einem bestimmten Produkt konfrontiert sein, ausgelöst durch einen unerwarteten Social-Media-Trend. Traditionelle Controlling- und Steuerungsmethoden, die auf festen Zeitplänen basieren, würden es diesem Unternehmen schwer machen, schnell auf diese Veränderungen zu reagieren.

Unsicherheit

Es ist heutzutage schwieriger geworden, zukünftige Entwicklungen und Ereignisse vorherzusehen. Traditionelle Planungsansätze, die auf stabilen und vorhersehbaren Bedingungen basieren, reichen oft nicht mehr aus, um in dieser unsicheren Umgebung erfolgreich zu agieren.

Nehmen wir als jüngste Beispiele die Spannungen in Nahost, Angriffe auf Handelsschiffe im Roten Meer oder die durch den Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine ausgelöste Energiekrise. Auch die Corona-Pandemie und die damit verbundenen Lieferketten-Engpässe sind teilweise heute noch bei Unternehmen zu spüren. In solchen Fällen müssen Controlling- und Steuerungsprozesse in der Lage sein, kurzfristig alternative Szenarien zu berechnen und es ermöglichen, die strategische Ausrichtung entsprechend anzupassen.

Komplexität

Unternehmen stehen vor einer Vielzahl von Einflussfaktoren, die miteinander vernetzt sind und sich gegenseitig beeinflussen. Diese Komplexität macht es schwierig, klare und eindeutige Entscheidungen zu treffen.

Beispielsweise muss ein globales Unternehmen, das in mehreren Märkten tätig ist, unterschiedliche regulatorische Anforderungen, kulturelle Unterschiede und wirtschaftliche Bedingungen berücksichtigen. Dies erfordert flexible und vernetzte Steuerungsprozesse, um die verschiedenen Einflussfaktoren zu integrieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Ambiguität

Ambiguität oder Mehrdeutigkeit beschreibt Situationen, in denen Informationen unklar oder widersprüchlich sind. Entscheidungen müssen häufig auf der Basis von unvollständigen oder zweideutigen Daten getroffen werden. Ein Technologieunternehmen, welches ein neues Produkt entwickelt, dessen Marktpotenzial unsicher ist, muss in der Lage sein, unterschiedliche Marktszenarien zu simulieren und die strategische Planung flexibel an die neuen Erkenntnisse anzupassen.

1. Volatile Marktumgebungen erfordern eine schnelle Reaktionszeit

Sei es durch plötzliche Marktveränderungen, neue regulatorische Anforderungen oder unvorhergesehene Ereignisse – global vernetzte Unternehmen müssen immer schneller und häufiger auf solche Änderungen reagieren. Ein Maschinenbauunternehmen, das sich an traditionellen Planungs- und Steuerungszyklen orientiert, könnte Schwierigkeiten haben, auf Ereignisse wie die Energiekrise und deren Auswirkungen auf die Rohstoffpreisentwicklung adäquat zu reagieren. Die Anpassung der Budgets und der notwendigen Maßnahmen könnte zu langsam erfolgen, um die Effekte zeitnah zu kompensieren, was das Unternehmen anfälliger für wirtschaftliche Risiken macht. In einer dynamischen Umgebung ist es unerlässlich, flexiblere und reaktionsfähigere Ansätze zu entwickeln, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

2. Unsicherheit und die Notwendigkeit von Echtzeitinformationen sowie flexibler Planungen

Traditionelle Controlling-Methoden basieren oft auf festen Annahmen und starren Plänen, die nicht mehr der Realität entsprechen, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern. Daten werden gesammelt, aufbereitet und sind dann, wenn sie zur Entscheidungsfindung herangezogen werden, bereits veraltet. Es bedarf jedoch mindestens zweier verschiedener Faktoren, um in unsicheren Zeiten bestehen zu können. Das sind zum einen flexible Steuerungsansätze, welches es Unternehmen ermöglichen ihre Pläne regelmäßig zu aktualisieren und an neue Gegebenheiten anzupassen.

Zum anderen erfordert es Echtzeitinformationen und kontinuierliche Anpassungen bei der Ressourcenallokation und gegebenenfalls der Zielvorgabe, die mit starren Reporting-Zyklen schwer zu vereinbaren sind. Die Kombination dieser Faktoren ermöglicht passende Reaktionen auf schnelle Marktentwicklungen und verbessert in der Konsequenz langfristig die Entscheidungsfindung, reduziert bestehende Risiken und erhält die Wettbewerbsfähigkeit.

3. Komplexität und die Bedeutung von interdisziplinären Ansätzen

Die Vielzahl an Einflussfaktoren und deren Vernetzung machen es notwendig, dass Unternehmen ihre Analysen und Entscheidungen aus verschiedenen Perspektiven betrachten. Deshalb sind interdisziplinäre Teams und umfassende Analysen erforderlich, um die Komplexität der Geschäftsumgebung zu bewältigen.

Ein globales Unternehmen, das in mehreren Märkten tätig ist, muss unterschiedliche regulatorische Anforderungen, kulturelle Unterschiede und wirtschaftliche Bedingungen berücksichtigen. Dies erfordert flexible und vernetzte Steuerungsprozesse, um die verschiedenen Einflussfaktoren zu integrieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Silo-Denken muss aufgebrochen, Daten transparent geteilt werden.

Traditionelle Controlling-Methoden konzentrieren sich jedoch häufig auf isolierte Datenpunkte und vernachlässigen die Zusammenhänge zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen. Interdisziplinäre Ansätze wie beispielsweise der Campus-Planungsansatz und Maßnahmenplanung ermöglichen es hingegen, diese Verbindungen zu erkennen und ganzheitliche Entscheidungen zu treffen, die die Gesamtperformance des Unternehmens verbessern.

4. Ambiguität und der Bedarf an flexiblen Entscheidungsprozessen

Mehrdeutige und unklare Informationen erfordern flexible Entscheidungsprozesse. Unternehmen müssen in der Lage sein, schnell und agil auf Veränderungen zu reagieren, anstatt auf feste Kalendertermine zu warten. Ein Technologieunternehmen, das ein neues Produkt entwickelt, dessen Marktpotenzial unsicher ist, muss in der Lage sein, unterschiedliche Marktszenarien zu simulieren und die strategische Planung flexibel an die neuen Erkenntnisse anzupassen.

Traditionelle Controlling- und Steuerungsmethoden sind in vielen Fällen nicht in der Lage, auf Mehrdeutigkeit und Unsicherheit adäquat zu reagieren. Deshalb braucht es neben den flexible Entscheidungsprozessen auch adaptive Planungsmodelle, um auf unklare und sich ständig ändernde Bedingungen reagieren zu können.

1. Fehlende Flexibilität und starre Ressourcenallokation werden zu Wachstumshemmern

Eine der größten Herausforderungen traditioneller Controlling-Methoden ist ihre fehlende Flexibilität, das dürfte inzwischen klar sein. Denn Unternehmen, die sich strikt an jährliche Budgets und Pläne halten, können nicht schnell genug auf Veränderungen reagieren. Zudem erfolgt die Ressourcenallokation oft nur einmal jährlich. Das führt nicht zuletzt dazu, dass Unternehmen Chancen verpassen, weil das Budget nicht ausreicht, um auf neue Marktgegebenheiten zu reagieren. Gleichzeitig werden unrentable Projekte möglicherweise fortgesetzt, weil die Budgets ausgeschöpft werden müssen.

2. Scheingenauigkeiten führen zu ineffizienter Ressourcennutzung

Traditionelle Controlling-Methoden neigen dazu, eine übermäßige Beschäftigung mit der Erstellung von Planwerten und Reports zu fördern, die oft auf veralteten Daten basieren. Dies kann zu einer Kultur der Scheingenauigkeit führen, bei der mehr Wert auf die Einhaltung der Prozesse als auf die tatsächliche Relevanz und Genauigkeit der Daten gelegt wird. Die Allzweckwaffe Excel wird häufig verwendet, um komplexe Planungen durchzuführen, die jedoch oft nicht miteinander vernetzt sind und keine einheitliche Berechnungslogik aufweisen. Ein Unternehmen, das stark auf Excel-Tabellen angewiesen ist, um seine Finanzplanung durchzuführen, kann feststellen, dass die manuelle Dateneingabe und die Pflege dieser Tabellen zeitaufwendig und fehleranfällig sind. Dies führt in vielen Fällen zu einer ineffizienten Nutzung von Ressourcen und kann die Genauigkeit der Planungen beeinträchtigen.

3. Entkopplung von Planung und operativen Geschehnissen führt zu höheren Kosten

Traditionelle Controlling- und Steuerungsmethoden führen oft zu einer Entkopplung der Planung von den tatsächlichen operativen Geschehnissen. Die Pläne basieren auf Annahmen, die zum Zeitpunkt ihrer Erstellung möglicherweise zutreffend waren, aber im Laufe des Jahres an Relevanz verlieren. Dies führt dazu, dass Unternehmen nicht in der Lage sind, ihre Pläne an die aktuellen Marktbedingungen und operativen Realitäten anzupassen.

Ein Produktionsunternehmen, das seine Planung nicht regelmäßig anpasst, könnte feststellen, dass die ursprünglichen Annahmen über Rohstoffpreise und Produktionskosten nicht mehr zutreffen. Dies kann zu ineffizienten Produktionsprozessen und höheren Kosten führen.

1. Formulierung und Nachverfolgung der eigenen Ziele in Kollaboration

Im Zuge ihrer Strategieformulierung sollten Sie klare Ziele vorgeben und diese regelmäßig prüfen und wenn nötig weiter anpassen. Durch Workshops und cross-funktionale Planungsprozesse können Sie die notwendigen strategischen Initiativen und Projekte entlang definierter Leitplanken entwickeln. Dies schafft nicht nur mehr Transparenz und löst ineffiziente Daten-Silos auf, es ermöglicht auch eine klare Ausrichtung und fokussierte Umsetzung Ihrer Unternehmensstrategie. Ohne eine unterjährige Betrachtung und regelmäßige Überprüfung, wird es in der Konsequenz schier unmöglich, dass Ihre strategische Planung stets aktuell und relevant bleibt.

2. Durchführung einer Mittelfristplanung und Strategieimplementierung

Ein wesentlicher Bestandteil der Modernisierung ist die Mittelfristplanung, die es Ihnen ermöglicht, strategische Pläne zu erstellen und konkret umzusetzen.

Was verstehen wir unter Mittelfristplanung?

Die Verbindung strategischer Ziele beziehungsweise Vorgaben mit konkreten Handlungsmaßnahmen beziehungsweise strategischen Initiativen, in Kombination mit ihrem regulärem Business-as-usual.

Indem sie zudem neue Informationen kontinuierlich in diese Planung einfließen lassen, können Sie flexibel auf Marktveränderungen reagieren und Ihre Planungsstände regelmäßig aktualisieren. Dies ist besonders in Zeiten von Preis- und Marktvolatilität entscheidend, da Annahmen zu Marktbedingungen, Rohstoffpreisen, Logistikkosten und anderen Faktoren ständig validiert und angepasst werden können.

3. Nutzung eines treiberbasierten Ansatzes und Einführung von Multi- Szenarien-Denken

Nutzen Sie einen treiberbasierten Ansatz, um die wichtigsten Einflussfaktoren für Ihren Geschäftserfolg zu identifizieren und verschiedene Zukunftsszenarien zu simulieren. So gewinnen sie an Geschwindigkeit, Wettbewerbsvorteil und können sich auf nutzenstiftende Aufgaben innerhalb Ihres Geschäftsablaufes fokussieren.

Solche Simulationen ermöglichen es Ihnen, unterschiedliche Möglichkeiten und Risiken frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu planen. Das Denken in Annahmen und Maßnahmen und diese entlang unterschiedlicher Ausprägungsformen und Szenarien zu diskutieren, zeigt den Beteiligten Handlungsoptionen auf und macht die Zukunft so greifbarer. Die nachhaltig verfügbaren Handlungsoptionen geben dem Unternehmen zudem auch in unsicheren Zeiten Sicherheit.

4. Kollaborative Planung und unterjähriges Steuern

Werden Sie in Ihrer Planung kollaborativer und hierarchieübergreifender. Die Campus-Planung ist ein Beispiel für diese Art von Planung und bietet Ihnen ein spezifisches Format zur Formulierung strategischer und mittelfristiger Ziele, sowie geeigneter Maßnahmen zur Erreichung dieser. In cross-funktionalen Workshops diskutieren Führungskräfte und Top-Performer strategische Initiativen und geschäftsrelevante Treiber. Der intensive Austausch von Ideen und die Einbindung verschiedener Perspektiven führen zu umfassenderen und fundierteren Entscheidungen.

Durch die Einbindung verschiedener Abteilungen und Ebenen erreichen Sie unserer Erfahrung nach zudem eine größere Akzeptanz, eine bessere Umsetzungsqualität und ein stärkeres Engagement für die entwickelten Pläne und Maßnahmen.

5. Unterjähriges Steuern entlang strategischer Leitplanken

Eine unterjährige Steuerung entlang strategischer Leitlinien ermöglicht es Ihnen, sich mehr Freiraum zu verschaffen und Ihre Effizienz zu steigern. Regelmäßige und bedarfsorientierte Updates der Informationen (z.B. Annahmen zu Marktbedingungen, Rohstoffpreisen, Logistikkosten) stellen sicher, dass Ihre strategischen Leitplanken halten oder dass Handlungsempfehlungen konkretisiert werden müssen.

Ein wesentlicher Aspekt hierbei ist die Einbindung der operativen und strategischen Rollen innerhalb Ihres Unternehmens. Fachanwender:innen und Kollegen:innen aus verschiedenen Bereichen tragen durch ihr spezifisches Wissen und ihre Erfahrungen maßgeblich zur erfolgreichen Steuerung auf Basis der abgestimmten strategischen Pläne und ihren jeweils aktualisierten Ständen bei. Dieses Vorgehen erlaubt es Ihnen, schneller auf Veränderungen im Markt zu reagieren und Ihre Strategien entsprechend anzupassen.

6. Das passende Tech-Stack und IT-Lösungen

Prüfen Sie kritisch, wie viel Ressourcen in die Bedienung Ihrer bestehenden IT- und Systemlandschaft fließen und welchen Nutzen Sie daraus ziehen. Die erfolgreiche Implementierung moderner Planungs- und Steuerungsprozesse wird am Ende des Tages auch maßgeblich durch die passende Software beeinflusst.

Überlegen Sie dafür genau, welche Anforderungen Sie an die Software-Lösungen haben und was Sie im Rahmen Ihrer Prozessanpassungen zukünftig machen können möchten. Es gibt auch hier nicht die eine Lösung für alle Bedürfnisse. Unsere Empfehlung ist, dass die Einführung einer neuen Software-Lösung ohne umfangreiche Änderungen und Einschnitte in Ihrer bestehenden IT- und Systemlandschaft möglich sein sollte. Dies erleichtert maßgeblich die Einführung und Veränderungen einzelner Prozesse beziehungsweise Prozessschritte und minimiert die Umstellungskosten.

Zudem sollten Sie darauf achten, welche Integrationen in bestehende Systeme sie benötigen und welche Datenquellen zukünftig wie miteinander genutzt werden sollen.