Seit vielen Jahren gehört die Planungsfachkonferenz von Horváth zu den führenden Plattformen für Planung und Forecasting im deutschsprachigen Raum. Die 23. Horváth Planungsfachkonferenz stand auch dieses Jahr im Zeichen einer sich ständig verändernden Businesswelt. Wie bereits im letzten Jahr fand das Event komplett digital statt – und stand damit (teils unfreiwillig) im Zeichen der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Die dazu passenden Vorträge beschäftigten sich vor allem mit den Themen einer flexiblen Planung und unternehmensinternen Zusammenarbeit.
Als Redner:innen präsentierten hochkarätige Controlling-Verantwortliche aus unterschiedlichen Branchen, von Finance und Versicherung über Konsumgüter und Energie bis zum Maschinenbau – und kamen trotz unterschiedlicher Branchen zum gleichen Ergebnis: Die Planung muss in vielen Bereichen weiter optimiert werden. Fast alle Vorträge handelten daher wenig überraschend von mehr Effizienz und Transparenz.
Die thematischen Schwerpunkte zusammengefasst:
- kontinuierliche Steuerung mit (Rolling) Forecasts und Simulationen
- Integration funktionaler Planung/Steuerung mit der Finanzsteuerung zur Effizienzsteigerung
- Automatisierung mit modernen Planungstools
Spannende Einblicke in aktuelle Controlling-Herausforderungen
Dass die Finanzfunktion transformiert werden muss – von einer passiven Controlling-Instanz hin zu einer proaktiven, agilen Unternehmenssteuerungsunit, die als strategischer Partner des Managements agiert – ist bekannt. Doch wo stehen die Controlling-Teams Ende 2021 und wie gehen sie die digitale Transformation an? Wie sieht eine gelungene Kombination aus Konzept und Tool aus und wie kann die Implementierung von neuen Software-Lösungen “beyond Excel” erfolgreich gelingen? “Die Implementierung kann eine bumpy road sein, und ist es fast immer”, sagt auch Konferenzleiter Michael Kappes, Partner bei Horváth. Damit bringt er eine der großen Controlling-Herausforderungen der heutigen Zeit auf den Punkt: Die Umsetzung von grundsätzlich guten Ideen.
Denn viele Faktoren bestimmen, wie erfolgreich ein Planungskonzept umgesetzt wird: Ein integriertes Planungsmodell inkl. der Möglichkeit, schnell Anpassungen vorzunehmen sowie die Möglichkeit, bei Bedarf Experten hinzuziehen zu können, sind Erfolgsfaktoren und Herausforderungen zugleich. Dazu muss das Modell die Möglichkeit bieten, lose Planungsenden durch prozessuale und funktionale Integration zusammenzuführen. Gleichzeitig müssen wichtige Prozesse wie Planung und Forecast effizient und flexibel bleiben. Das alles begleitet vom effektiven, abteilungsübergreifenden Change Management. Denn die die besten Ideen und Konzepte bringen nichts, wenn die Beteiligten nicht mitgenommen und überzeugt werden.
Integrierte Planung als Erfolgshebel
Auch die Entscheidungsfindung stand bei vielen Präsentationen im Fokus. Aufgrund von aktuell vorherrschenden Strukturen gestaltet sich der Entscheidungsprozess in vielen Unternehmen noch immer (unnötig) komplex. Dies liegt vor allem an den teilweise veralteten Arbeitsmethoden.
Thomas Schäfer von KUKA brachte das Problem vieler Unternehmen auf den Punkt. „Es fehlt der Weitblick”, sagt er in Bezug auf die Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen. In diesem Zusammenhang spricht Schäfer auch von vielerorts bekannten Silos und deutet damit eines der Hauptprobleme im Rahmen der Planung an: Jede Abteilung nutzt häufig ein anderes System, um Daten zu speichern und zu managen. Während die Finanzabteilung beispielsweise mit Excel arbeitet, kommen bei HR Datenbanken zum Einsatz.
Das führt wiederum dazu, dass der Austausch von Daten erschwert wird. Für gute Planung ist es jedoch unerlässlich, dass alle Abteilungen mit demselben System (und damit auf demselben Wissensstand) arbeiten und wie Zahnräder ineinander greifen. Dazu ist eine zentrale Datenbank notwendig, die allen Mitarbeiter Zugriff auf die relevanten Daten ermöglicht.
Abteilungsübergreifende Planung oft suboptimal
Der Schritt hin zur (mehr) Digitalisierung stellt ein weiteres Handlungsfeld dar. Nach wie vor arbeiten viele Unternehmen mit physischen Akten und Schriftstücken. Auch wenn dieser Prozess in vielen Firmen der Standard ist, sind sich alle einig, dass „zukunftsorientiert“ doch anders geht. Daher stand bei der 23. Planungsfachkonferenz auch das Konzept einer digitalisierten, integrierten Plattform im Mittelpunkt.
Neben der Verfügbarkeit von Daten für alle Abteilungen nannten die Redner:innen vor allem die Effizienz, die eine solche Plattform bietet, als einen der großen Pluspunkte. So kann erst mit einer unternehmensweit verfügbaren Datenquelle auch auf kurzfristige Änderungen reagiert werden. Diese Flexibilität macht den Austausch zwischen den einzelnen Abteilungen effizienter und sorgt dafür, dass die Unternehmensziele energischer verfolgt und wirkungsvoller realisiert werden können.
Die Anforderungen an eine solche Plattform sind dabei branchenunabhängig. Im Kern sind die Voraussetzungen für ein effizientes Planning aber gleich. Eine Planungslösung muss:
- einen klaren Überblick über aktuelle Prozesse und Projekte geben,
- einen problemlosen Austausch zwischen Abteilungen ermöglichen,
- maximale Transparenz für alle Zugangsberechtigten schaffen sowie
- flexible Änderungen ermöglichen und direkt an die Betroffenen kommunizieren.
Wie die Präsentationen verdeutlichen, ist der Schritt zur voll digitalisierten Planungsplattform noch nicht überall realisiert worden. Bei der Commerzbank etwa laufen aktuell erste Pilotprojekte mit der neuen Simulationslösung – der volle Rollout folgt in 2022. Die Vision: eine optimierte Plattform, die die interne Zusammenarbeit in Zukunft stärken und einfacher gestalten soll. Hier geht’s zum Vortrag in voller Länge.
Zusammenspiel von Integration und Simulation
Integrierte Planungsmodelle bieten die Grundlage für jede weitere Optimierung. Zur Integration gehören unterschiedliche Controlling Use Cases und Prozesse: von der strategischen Planung über die Mittelfristplanung und das Target Setting bis hin zum Forecast. Verbunden durch einen Schritt, der nicht übersprungen werden sollte: Szenario-Simulation. Denn die Simulation von Szenarien hilft dabei, Konsequenzen von möglichen Entscheidungen aufzuzeigen und so Risiken abzubilden. Die Szenario-Simulation stellt somit einen wesentlichen Bestandteil moderner Planung dar und ist eine zentrale Anforderung an Software-Lösungen, die zukunftsorientierte Controlling-Teams in ihrem Tool-Set haben sollten.
Controlling als Treiber und Berater
Ohne Frage hat die 23. Horváth Planungsfachkonferenz einmal mehr aufgezeigt, warum eine weitere Optimierung der Unternehmensplanung, nicht zuletzt durch die weiter fortschreitende Digitale Transformation, unerlässlich ist. Eine stärker verzahnte Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen ist elementar. Die Digitalisierung und Zentralisierung der Daten, die für alle Mitarbeiter:innen jederzeit zugänglich sind, stellt sicher, dass alle Teams effizient und zielgerichtet zusammenarbeiten – und so auch zeitnah auf Veränderungen reagieren können.
Die Reduktion der Komplexität und eine enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Business Units und Fachexpert:innen sind daher nur zwei der Takeaways, die Zuhörer:innen aus der Veranstaltung mitnehmen konnten. Was bleibt ist die Erkenntnis: Das Controlling muss den Planungsprozess koordinieren und weiterhin stärker als Treiber und Berater agieren.
